外国人社員のビザ更新に必要な書類の注意点

外国人社員は数年ごとにビザ（在留資格）の更新が必要な場合があります。
在留資格「技術・人文知識・国際業務」をもって就労している場合、在留期間の満了日までに在留期間更新許可申請を行い、許可がなければ雇用し続けることはできません。
申請先は外国人社員の住居地を管轄する入管（地方出入国在留管理官署）になります。

※本ブログ内容は、公開情報を基にした一般的な説明となっています。まずは、ご自身の事情をビザ（在留資格）の専門家である行政書士にご相談ください。

「技術・人文知識・国際業務」の在留期間更新許可申請に必要な書類

在留資格「技術・人文知識・国際業務」の更新許可申請の必要書類は、外国人社員が勤務する会社の規模によって異なります。
ここでは、前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収合計表の源泉徴収税額が1000万円未満の会社が該当する「カテゴリー３」の会社を例にあげます。
法務省のウェブサイトによると、カテゴリー３の会社に勤める外国人社員の提出書類は以下の5点になります。

１.在留期間更新許可申請書

２.写真（縦４cm×横３cm）

３.パスポート及び在留カード（提示）

４.前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）

５.住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）

住民税の課税証明書・納税証明書がない場合は？

上記提出書類の５「住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書（１年間の総所得及び納税状況が記載されたもの）」がない場合はどうしたらよいでしょうか。

在留資格更新時期の前年に新規採用した社員で、前年１月１日現在で日本に住居地を有していないため証明書の発給を受けられない場合があります。

このような場合は、会社から交付済みの前年分給与所得の源泉徴収票または毎月の給料明細等を代わりに提出することができます。

在職証明書の記載事項は？

上記の提出書類のほかに、更新の審査に必要な立証資料の提出を求められることがあります。特に在職証明書の提出は必要となります。

在職証明書に決まった様式はありませんが、以下のような事項が記載され、社判が押印されたものをご用意ください。なお、証明者の所属企業名、所在地、職名・氏名（押印）を末尾に記載してください。

①申請人の氏名、国籍、生年月日、性別

②所属部署

③入社年月日

④職務上の地位、給与額

⑤職務の内容

在留期間更新許可申請の申請時期は？

更新の申請は在留期間の満了するおおむね３か月前から受け付けています。ただし、入院や長期の出張等特別な事情が認められる場は、３か月以上前から申請を受け付けることもあります。

更新の申請から結果が出るまでにかかる期間は？

在留資格変更許可申請をしてから結果が出るまでの標準処理期間は、２週間～1か月となります。

更新に必要な手数料は？

在留資格変更許可申請の手数料は4,000円です。許可されるときに収入印紙で納付します。

転職してきた場合は？

外国人社員が前の会社で取得した在留資格「技術・人文知識・国際業務」をもって転職してきた場合は、現在の会社での在留期間更新の審査は厳しくなります。

在留資格認定や在留資格変更時と同様の立証資料の提出を求められる可能性が高くなります。

転職前の会社と現在の会社での職種・業務内容が同じであること等を示すことで、現在の在留資格で認められている活動の継続を証明する必要があるからです。

主な立証資料は以下の通りです。

１.会社案内（沿革・役員・組織・事業内容等の詳細）

２.登記事項証明書

３.直近の決算書

４.雇用契約書

５.採用理由書

６.転職前の会社が発行した退職証明書

７.転職前の会社が発行した源泉徴収票

転職したときは就労資格証明書を申請！

外国人社員が転職してきた場合、更新が許可されるかどうか不安な場合は、事前に確認する手段として、就労資格証明書交付申請があります。
上記更新時の立証資料を提出して審査してもらうことで、早い段階で更新が可能かどうか判断できます。

就労資格証明書交付の手数料は？

就労資格証明書交付申請の手数料は1,200円です。交付を受けるときに収入印紙で納付します。

就労資格証明書交付申請から交付までにかかる期間は？

就労資格証明書交付申請の標準処理期間は当日です。
しかし、転職などで勤務先を変えた場合に次回更新が可能かどうか審査してもらう場合の標準処理期間は1か月～3か月となります。

したがって、在留期間の満了日の3か月前になれば、就労資格証明書交付による更新の事前審査をせずに、在留期間更新許可申請をせざるをえません。
外国人社員が転職で入社した場合は、在留期間満了まで期間の余裕のあるうちに就労資格証明書交付申請をすることをお勧めします。

就労資格証明書交付や更新申請の代行依頼は？

申請取次の届出を行った行政書士は、外国人本人の代わりに、就労資格証明書交付や在留期間更新の申請書類を作成し、入管に提出することができます。

以上

※分かりにくい点や具体的にお困りの問題がありましたら、お問い合わせフォームから質問してください。

参考：法務省ウェブサイト

http://www.moj.go.jp/nyuukokukanri/kouhou/nyuukokukanri07_00095.html

http://www.moj.go.jp/nyuukokukanri/kouhou/nyuukokukanri07_00108.html